03.03.2022 | Versee GmbH
Papierloses Büro – so schaffen Sie die Transformation!
Keine Utopie: das papierlose Büro! Alle Prozesse, die digitalisiert werden können, sollen auch digitalisiert werden. Das erklärte Ziel des Konzeptes ist es, wirklich nur noch etwas analog zu erstellen, aufzubewahren oder zu versenden, wenn es aufgrund von Gesetzen und Vorschriften (zum Beispiel für Behörden) erforderlich ist.Alle papiergebundenen Dokumente und Informationen sollen stattdessen mit Hilfe von entsprechenden EDV-basierten Verfahren/Lösungen digital abgebildet und für die weitere Be- und Verarbeitung zur Verfügung gestellt werden. Bereits digital vorliegende Dokumente und Informationen werden ohne Wechsel des Mediums (zum Beispiel durch das Ausdrucken auf Papier) weiterverarbeitet und für die weitere Verarbeitung ebenfalls ausschließlich digital zur Verfügung gestellt.
Ein papierloses Büro ist die Basis für eine zukunftsgerichtete, prozessoptimierte und in allen Bereichen des Unternehmens ressourcensparende und damit nachhaltige Arbeitsweise. Der intelligente Einsatz von adäquaten Softwarelösungen hilft dabei, die Effizienz des Unternehmens zu steigern. Damit einher geht aber auch der optimierte und sinnhafte Einsatz ALLER Ressourcen unter Zuhilfenahme von digitalen Lösungen.
Das digitale Büro – Praxistipps
Die umfassende Digitalisierung eines Unternehmens (vor allem auch das digitale Büro) kann unter Berücksichtigung der jeweiligen Unternehmensressourcen und Anforderungen dazu dienen, die Wettbewerbsfähigkeit zu sichern und die jeweiligen Unternehmensziele zu erreichen.Um ein papierloses Büro zu etablieren bzw. ein papierloses Arbeiten zu ermöglichen, bedarf es einiger Überlegungen im Vorfeld:
- Planung: Für ein papierloses Büro muss im Vorfeld erfasst werden, was an Papierdokumenten vorhanden ist. Diese Erfassung stellt die Grundlage für die anschließende Digitalisierung dar. Beim „Durchforsten“ der Papierdokumente sollten unnötige Unterlagen aussortiert werden. Zudem muss festgelegt werden, welche und wie viele Papierdokumente digitalisiert werden müssen. Wie die Digitalisierung personell und technisch erfolgen soll, sollte auch Teil der Planung sein.
- Scan: Um die Grundlagen für ein digitales Büro zu schaffen, müssen ALLE Papierdokumente gescannt werden. Wenn die Datenmenge (Anzahl der zu scannenden Dokumente) sehr umfangreich ist, kann eine extra Arbeitskraft oder sogar ein Dienstleister sinnvoll sein. Eine gute Qualität des Scans ist für den weiteren (digitalen) Bürobetrieb unerlässlich und manuelle Nacharbeiten kosten viel Zeit und viele Nerven.
- Verwaltung: Alle digitalisierten Dokumente brauchen eine effiziente Struktur. Sie ersetzen die bis dahin (gut) beschrifteten Aktenordner der Vergangenheit. Sinnvolle Kombinationen sind hilfreich, um auch in den Folgejahren den Überblick zu behalten. Auch ein papierloses Büro kann nur effektiv genutzt werden, wenn die Verwaltung der Dokumente zuverlässig, sicher, benutzerfreundlich und effektiv ist.
- Weg mit dem Papier: Wenn alles digitalisiert ist, stellt sich die Frage „Wohin mit all dem Papier?“. Für rechtliche und steuerliche Belange sollten die entsprechenden Unterlagen in einem Printformat archiviert werden. ABER: Das Archiv sollte selbstverständlich nur in Ausnahmefällen genutzt werden. Sonst wird der Weg zum papierlosen Büro steinig und schwer. Die Dokumente, die nicht mehr gebraucht werden, werden unter Berücksichtigung des Datenschutzes entsorgt.
- Scan: Um die Grundlagen für ein digitales Büro zu schaffen, müssen ALLE Papierdokumente gescannt werden. Wenn die Datenmenge (Anzahl der zu scannenden Dokumente) sehr umfangreich ist, kann eine extra Arbeitskraft oder sogar ein Dienstleister sinnvoll sein. Eine gute Qualität des Scans ist für den weiteren (digitalen) Bürobetrieb unerlässlich und manuelle Nacharbeiten kosten viel Zeit und viele Nerven.
- Verwaltung: Alle digitalisierten Dokumente brauchen eine effiziente Struktur. Sie ersetzen die bis dahin (gut) beschrifteten Aktenordner der Vergangenheit. Sinnvolle Kombinationen sind hilfreich, um auch in den Folgejahren den Überblick zu behalten. Auch ein papierloses Büro kann nur effektiv genutzt werden, wenn die Verwaltung der Dokumente zuverlässig, sicher, benutzerfreundlich und effektiv ist.
- Weg mit dem Papier: Wenn alles digitalisiert ist, stellt sich die Frage „Wohin mit all dem Papier?“. Für rechtliche und steuerliche Belange sollten die entsprechenden Unterlagen in einem Printformat archiviert werden. ABER: Das Archiv sollte selbstverständlich nur in Ausnahmefällen genutzt werden. Sonst wird der Weg zum papierlosen Büro steinig und schwer. Die Dokumente, die nicht mehr gebraucht werden, werden unter Berücksichtigung des Datenschutzes entsorgt.
Ein papierloses Büro: Vor- und Nachteile
Ein papierloses Büro hat neben den offensichtlichen Vorteilen Ressourcenschonung und Nachhaltigkeit auch ganz praktische Vorteile:- platzsparend (gerade bei großen Archiven)
- Verfügbarkeit aller Daten unabhängig von Zeit und Ort
- Kosteneinsparungen (Drucker, Papier, Tinte, allg. Bürobedarf)
- Ordnung halten, strukturiert arbeiten
- Ordnerwälzen entfällt und man spart Zeit
- moderne, schnelle und effektive Kommunikation
Selbstverständlich kann ein papierloses Büro auch Nachteile haben.
- Die größte Hürde stellt sicherlich die eigentliche Umstellung dar. Diese Umstellung geht unter Umständen mit einem immensen Arbeitsaufwand einher.
- Neben dem Scannen und Digitalisieren der Papierdokumente muss eine „Ablage-Struktur“ entwickelt werden (sinnvollerweise gemeinsam mit den Mitarbeitern), alle Mitarbeiter müssen für die umstellungsbedingten Veränderungen geschult werden, um die neue Ordnung beibehalten zu können. Gegebenenfalls müssen Arbeitsschritte angepasst oder neu beschreiben werden.
- All das erfordert selbstverständlich auch die Akzeptanz der Mitarbeiter für ein papierloses Büro.
- Als weiterer Nachteil kann die „Abhängigkeit“ von technischen Hilfsmitteln erscheinen. Ist man offline unterwegs oder ein Gerät fällt aus, gibt es kaum eine Ausweichmöglichkeit/Alternative im digitalen Büro.
- Neben dem Scannen und Digitalisieren der Papierdokumente muss eine „Ablage-Struktur“ entwickelt werden (sinnvollerweise gemeinsam mit den Mitarbeitern), alle Mitarbeiter müssen für die umstellungsbedingten Veränderungen geschult werden, um die neue Ordnung beibehalten zu können. Gegebenenfalls müssen Arbeitsschritte angepasst oder neu beschreiben werden.
- All das erfordert selbstverständlich auch die Akzeptanz der Mitarbeiter für ein papierloses Büro.
- Als weiterer Nachteil kann die „Abhängigkeit“ von technischen Hilfsmitteln erscheinen. Ist man offline unterwegs oder ein Gerät fällt aus, gibt es kaum eine Ausweichmöglichkeit/Alternative im digitalen Büro.
Bevor ein Unternehmen für alle administrativen Abläufe auf ein papierloses Büro umsteigen will, ist die Überlegung entscheidend, ob es den Einführungsaufwand (die Umstellungsphase) wert ist und ob ein echter Mehrwert durch die Digitalisierung entsteht. Denken Sie außerdem daran, dass gewisse Dokumente aufgrund rechtlicher Bestimmungen aufbewahrt werden müssen. Um diese platzsparend aufzubewahren, eignen sich unsere Rollcontainer.
Ein papierloses Büro ergibt offensichtlich Sinn, wenn Regale und Archive aus allen Nähten platzen und unangemessen viel Zeit mit der Suche/Recherche von Dokumenten verschwendet wird. Auch für Unternehmen, die an verschiedenen Standorten aktiv sind, bietet sich diese Büroform sicherlich an.
Ein papierloses Büro – was bleibt, ist der Mensch
Ein papierloses Büro ist mehr als die Abschaffung von Papier. Auch nach der Digitalisierung des Papierberges sind die richtigen digitalen Werkzeuge gefragt.
- Apps, die alle Dokumente an einem Ort bündeln, sind hilfreich. Lokale Daten und online gespeicherte Daten können so zentral gespeichert werden.
- „Digitale Notizbücher", die Informationen organisieren und archivieren (Ersatz für To-Do-Listen und Post-it-Erinnerungen).
- Neben der Daten-Organisation sind vor allem auch die Sicherheit und Reproduzierbarkeit wichtige Aspekte des papierlosen Büros. Back-ups sind das A und das O!
- Der Datenschutz spielt eine immens große und wichtige Rolle.
- „Digitale Notizbücher", die Informationen organisieren und archivieren (Ersatz für To-Do-Listen und Post-it-Erinnerungen).
- Neben der Daten-Organisation sind vor allem auch die Sicherheit und Reproduzierbarkeit wichtige Aspekte des papierlosen Büros. Back-ups sind das A und das O!
- Der Datenschutz spielt eine immens große und wichtige Rolle.
Neben allen digitalisierungsbedingten Herausforderungen spielt der Mensch auch im papierlosen Büro eine wichtige Rolle. Die Büroarbeit verändert sich, aber der Anspruch an Gesundheitsaspekte und Komfort bei Büromöbeln bleibt. Ergonomische Tische von VERSEE finden auch in papierlosen Büros Einzug. Und die Bürostühle von VERSEE sind selbstverständlich flexibel in der Sitzposition – ob mit dem Ordner oder der Tastatur auf dem Tisch.
