Online-Meetings: Wie Sie auch digital erfolgreich bleiben

Die Digitalisierung und damit auch Online-Meetings haben in deutschen Unternehmen schon länger Einzug gehalten – spätestens seit Corona mussten dann auch die letzten Büros nachziehen und sich mit dem Gedanken anfreunden, dass Meetings mit Kunden und Mitarbeitern hauptsächlich online stattfinden. Wie steht es in Ihrer Firma mit der Qualität der Online-Meetings? Sind Sie zufrieden und merken, dass Ihre Kollegen und Mitarbeiter genauso konzentriert bei der Sache sind, wie früher in den Meetings vor Ort?

Auch wenn die Digitalisierung inzwischen von den meisten Menschen als positive Entwicklung angesehen wird, gibt es auch deutliche Herausforderungen. Wer einen klassischen Bürojob hat, war schon vor Corona froh, wenn er hin und wieder eine Abwechslung vom Computer bekommen konnte – seit nun auch noch der Großteil der Besprechungen digital stattfindet, haben viele Mitarbeiter einen vollen Arbeitstag vor dem Bildschirm und zunehmend Schwierigkeiten, sich überhaupt noch zu konzentrieren.

In diesem Artikel geben wir von VERSEE Ihnen nützliche Tipps, wie Sie Ihre Kollegen, Mitarbeiter und Kunden auch in Online-Meetings wirklich erreichen und Sie selbst auch nach längeren Besprechungen noch fit und gut gelaunt sind.

Online-Meetings optimal vorbereiten

Eine gute Vorbereitung hilft Ihnen erstens, Online-Meetings nur so lange wie nötig zu halten und die Nerven aller Beteiligten zu schonen. Zweitens kann sie dazu führen, dass Sie sich während der gesamten Zeit wohlfühlen, bessere Ideen einbringen und produktiver arbeiten. Zu gut vorbereiteten Online-Meetings gehören drei Faktoren:

1. Technik
Sorgen Sie für eine stabile Internetverbindung und gute Lichtverhältnisse sowie für komfortable Kopfhörer und ein funktionierendes Mikrofon. So tragen Sie dazu bei, dass Ihre Online-Meetings reibungslos verlaufen und alle Beteiligten eine angenehme Erfahrung machen. Ein gepflegtes Äußeres ist auch in digitalen Besprechungen immer gerne gesehen, auch wenn die scheinbare Isolierung gerne zu Nachlässigkeit einlädt.

2. Inhalt
Wenn Sie der Moderator des Online-Meetings sind, sollten Sie natürlich schon vorher wissen, was das inhaltliche Ziel ist. Aber auch, wenn Sie Web-Meetings nicht leiten, ist es enorm hilfreich und zeitsparend, wenn Sie sich schon im Vorfeld Gedanken darüber machen, was Sie beitragen wollen und wie sie Ihre Ideen klar und verständlich kommunizieren. Besonders in Online-Videokonferenzen kann eine kurze, anschauliche PowerPoint Präsentation – eventuell sogar mit kleinen Videoclips oder Musik – zur allgemeinen Auflockerung und visuellen Abwechslung beitragen.

3. Ihre Arbeitsumgebung
Damit Sie selbst in der Lage sind, in Online-Meetings Ihr Bestes zu geben und wertvolle Beiträge in Mitarbeiter- oder Kundenmeetings zu leisten, müssen Sie zuerst für Ihr eigenes Wohlergehen sorgen. Bei langen Tagen am Schreibtisch ist es dabei besonders wichtig, dass Sie eine gesunde Haltung einnehmen, die nicht nur Ihre Gelenke und Muskeln schont, sondern gleichzeitig auch Ihre Konzentrationsfähigkeit fördert. Hochwertige und ergonomische Schreibtische und Konferenzstühle machen dabei den Unterschied!

Außerdem sollten Sie darauf achten, nach und während der Online-Meetings regelmäßig frische Luft in Ihren Arbeitsraum zu lassen. Stehen Sie zwischendurch immer mal wieder von Ihrem Chefsessel auf und machen Sie kurze Dehnübungen.

Online-Meetings können richtig Spaß machen

Nichts ist schlimmer, als stundenlang in Online- Meetings zu sitzen und einem Monolog nach dem anderen zuzuhören, während man selbst mit einem Auge aus dem Fenster oder auf das Smartphone schaut und das Gefühl hat, einfach nur seine Zeit zu verschwenden.

So viele Vorteile wie die Digitalisierung bringt, gibt es auch Nachteile und einer davon ist die fehlende zwischenmenschliche Beziehung mit den Kollegen oder auch Kunden, die vorher eine ganz andere Qualität in Meetings erlaubt hat.

Aber auch in Online-Meetings können Sie Raum für gute Laune und ein produktives Miteinander schaffen! In der digitalen Welt ist es noch ein Stück wichtiger, eine persönliche Note mit einzubringen – so bekommen alle Teilnehmer ein Gefühl dafür, wer mit „am Tisch“ sitzt und auf dieser Basis lässt es sich direkt besser zusammenarbeiten.

Wie bringen Sie Persönliches in Online-Meetings ein und bleiben trotzdem professionell ?

Je nachdem, ob Sie Online-Meetings mit Kunden, potenziellen Kunden oder Kollegen und Mitarbeitenden halten, fällt die Gestaltung hier natürlich unterschiedlich aus.

Für ein Team-Meeting können Sie sich beispielsweise eine Frage überlegen, die am Anfang – also noch vor dem inhaltlichen Teil – jeder Mitarbeiter in der Runde beantwortet. Das kann für Online-Meetings dieselbe Frage bleiben, wie zum Beispiel: „Was ist mir für dieses Meeting besonders wichtig?“. So stellen Sie sicher, dass alle Beteiligten sich mitverantwortlich fühlen und gleichzeitig etwas Persönliches von sich zeigen, ohne dabei unprofessionell zu werden. Für Online-Meetings mit Kunden können Sie eine ähnliche Frage nehmen, oder etwas ganz Anderes – Hauptsache, Sie fühlen sich damit wohl. Falls Sie befürchten, potenzielle Kunden mit solchen Sachen abzuschrecken, seien Sie beruhigt: Das Gegenteil ist der Fall. Sie werden sich damit nicht nur von möglichen Konkurrenten abheben, sondern auch direkt eine persönliche Note einbringen, die es Ihrem Gegenüber in einem Online-Meeting erlaubt, besser zu erkennen, mit wem er es zu tun hat und ob eine Zusammenarbeit sinnvoll ist. Finden Sie in unserem Blog noch viele weitere spannende Beiträge rund um die Arbeit im Büro.